Strukturiert Arbeiten: So einfach geht strukturiertes Arbeiten!

Dein Tag sollte am besten auch 36 Stunden haben? Immer wieder verlierst du den Überblick oder versinkst im absoluten Chaos? Dabei ist strukturiert Arbeiten gar nicht so schwer! Doch wie geht das? Wieviel Struktur ist gut und wieviel Freiräume brauche ich?

Übersicht

1. Was versteht man unter strukturiertem Arbeiten?
2. Warum ist Selbstoranisation wichtig?
3. Wie kann man strukturiert arbeiten?
4. Wie kann man sich besser organisieren?
5. 12 Tipps: Strukturiertes & organisiertes Arbeiten
6. Wie Chaoten Ihre Arbeit organisieren
7. Video: Nie mehr Chaos
8. Fazit: Strukturiert Arbeiten braucht Ordnung

1. Was versteht man unter strukturiert arbeiten?

Strukturt arbeiten können ist eine positive Eigenschaft. Wenn du strukturiert arbeiten kannst, kannst du deine Aufgaben sinnvoll ordnen, ihnen Prioritäten zuordnen und arbeitest deine Tätigkeiten nach einem (deinem) System ab.  Dabei versucht du auch ungeliebte oder unangenehme Aufgaben zu erledigen. Ohne Terminstreß und ohne Zeitdruck erledigst du immer die wichtigsten Arbeiten zu erst. Dies erledigst du indem du Zeitpläne entwickelst und Ablenkung vermeidest. Checklisten, Prioritäten setzen und Ordnung schaffen sind weitere Grundzüge deines strukturieren arbeiten.

Das hört sich fast schon nach einem Märchen an. Es war einmal….

Strukturiert arbeiten hat aber nichts mit Märchen, Fabel oder Wunschdenken zu tun. Du kannst es (zumindest zu einem großen Teil) erlernen. Ein strukturiertes Arbeiten schaut auch bei jedem anders aus. Denn jeder setzt Prioritäten anders und jeder hat eine andere Ordnung. Somit kannst du schon strukturiert arbeiten, nur für die Außenwelt schaut es absolut chaotisch aus.

2. Warum ist Selbstoranisation wichtig?

Ein strukturiertes und selbstorganisiertes Arbeiten ist gerade im Berufsleben von großem Belang. Schieben Mitarbeiter ungeliebte Arbeiten immer wieder auf oder vergessen sie schlicht und ergreifend, schmältert das den Geschäftserfolg. Aber auch im Privatleben ist ein strukturiertes und selbstorganisiertes Arbeiten hilfreich. Denn desto organisierte die Arbeiten ablaufen, desto schneller bist du damit fertig. Dann hast du mehr Zeit für alles andere, das mehr Spaß macht.

Mein Tipp: 20 Tipps zum Zeitsparen!

3. Wie kann man strukturiert arbeiten?

Meist fängt strukturiertes arbeiten mit einem Entschluß an, nämlich dem, alles Unwichtige von der To-do-Liste zu werfen. Denn gerade, wenn du das Gefühl hast, vor lauter Arbeit nicht mehr zu wissen, wohin du zuerst langen sollst, fängst du an, wichtige Dinge zu vergessen.

Dabei stehen auf deiner To-do-Liste viele, unwichtige Tätigkeiten. Werf sie raus! Streich sie durch! Lass sie liegen! Kümmere dich zu allererst um die wichtigen Arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, wie unliebsam sie sind.

Ich weiß, die Lohnsteuererklärung schieb ich auch gerne vor mir her.

4. Wie kann man sich besser organisieren?

Um dir strukturiertes Arbeiten überhaupt zu ermöglichen, musst du deinen Tagesablauf besser organisieren. Ohne Organisation keine Struktur. So einfach ist das.

Sich selbst und die anstehenden Arbeiten zu organisieren ist nicht wirklich schwer. Das Problem ist eher, sich an diese Organisiation zu halten. Dazu aber später noch mehr.

5. 12 Tipps: Strukturiert Arbeiten & organisiert Arbeiten

Nun hier die 12 versprochenen Tipps um dich besser zu organisieren:

To-do-Listen schreiben

Wie bereits eingangs erwähnt, sind To-do-Listen ein guter Anfang, wenn du deine Arbeit strukturieren willst. Schreib alles auf! Von „zum Friseur gehen“ bis „Kind abholen“ – von „Kunden anrufen“ bis „Rechnungen schreiben“. To-do-Listen helfen dir in der Geschäftswelt genauso einen kühlen Kopf zu bewahren, wie sie dir zuhause helfen.

Prioritäten setzen

Nun hast du deine (wahrscheinlich übervolle) To-Do-Liste vor dir liegen. Geh sie durch, dabei bekommt:

• Prio 1: alles, was wichtig ist und sofort erledigt werden muss
• Prio 2: alles was wichtig ist, aber noch etwas Zeit hat
• Prio 3: alles was nicht so wichtig ist, aber dringend wäre
• Prio 4: alles andere

Ab sofort erledigst du täglich drei deiner Prio1-Tätigkeiten. Dabei musst du nochmals schauen, ob du einen Termin einhalten musst. Ansonsten suchst du die drei dringensten Probleme aus. Erst wenn alle Prio1-Aufgaben erledigt sind (und keine neuen dazugekommen sind), kümmerst du dich um die Prio2-Aufgaben.

Diese drei Prio-1-Aufgaben erledigst du täglich, egal was kommt!

Routinen und Struktur schaffen

Strukturiere deinen Arbeitstag, deine Arbeitsabläufe. Erledigte Arbeiten immer zur selben Uhrzeit. Überlege dir, welche Uhrzeiten für welche Arbeiten die besten wären. So kannst du beispielsweise

• früh morgens gleich die Mails checken und sortieren.
• gegen Mittag Meatings einberufen
• Nachmittags Rechnungen schreiben und Kundenanrufe erledigen

Je nachdem, welche Tätigkeiten dir zu welcher Tageszeit am besten von der Hand gehen, stellst du deinen eigenen Zeitablauf zusammen. Durch diesen geordneten Tagesablauf vergisst du so schnell keine Tätigkeit mehr. Denn jede Arbeit hat ihren Platz.

Falls es Arbeiten gibt, die du nur einmal die Woche oder im Monat erledigen musst, bekommen auch diese Arbeiten einen Platz. Vielleicht immer Donnerstagnachmittag oder jeden Monatsletzten?

Setze dir Deadlines

Das Angebot für den Kunden ist noch nicht gut genug? Der Text für die Anzeige könnte noch verbessert werden? Manchmal ist das vielleicht wirklich so. Aber sei ehrlich zu dir, bist du vielleicht zu genau? Willst du alles perfekt machen?

Das ist jetzt vorbei!

Alles, was du tust, solltest du vorher genau beschauen. Wie lange brauchst du (realistisch) dafür? Setze dir eine Deadline – und halte dich dann daran. Solltest du bis dahin noch nicht (ganz) zufrieden mit deiner Arbeit sein, dann ist das so. Du verrennst dich sonst in lauter Kleinigkeiten.

Wenn ich hier jeden Text so schreiben würde, wie ich ihn gerne hätte, würde bis heute noch kein einziger veröffentlicht sein. An allen finde ich noch Kleinigkeiten, die ich verbessern könnte.

Werf weg, was du nicht mehr brauchst

Schau dich um! Egal ob Arbeitsplatz oder Wohnung – wir heben viel zu viel auf. „Könnte man nochmal brauchen“ oder „Ist ja noch gut“ oder „Das hat mir Tante Erne geschenkt“. Ja, alles stimmt. Doch wenn es keinen Nutzen mehr bringt, dann werf es weg.

Für die ganz harten Fälle: Nimm eine große Kiste und stell sie auf den Dachboden oder in den Keller, hier kommt alles rein, von dem du dich nur schwer trennen kannst. Schau diese Kiste jedes Jahr einmal durch. Du wirst dich wundern, wieviele dieser Dinge du nicht einmal vermisst hast.

Gönn dir Pausen!

Von früh bis abend durchschaffen? Wochenende gibts keins und Feierabend ist erst wenn du ins Bett fällst? Das kann man mal kurzzeitig machen. Gerade in der Gründungsphase gibt es meist mehr zu tun, als Zeit da ist. Doch nach einigen Wochen brauchst du wieder Pausen! Zeit für dich, deinen Körper, deine Seele.

Wenn du alle Pausen eleminierst, wird dein Körper dir früher oder später zeigen, dass dies keine gute Idee ist. Jeder braucht Pausen! Auch du!

Lass dich nicht ablenken!

Ich kenne das nur zu genüge. Schnell hab ich eine Stunde am Telefon mit meiner Freundin geplaudert oder bin durch Facebook gezappt. Mal schnell nur die Mails checken – großer Fehler!

Arbeite konzentriert und ohne Ablenkung. Alles, was „privat“ ist, kannst du dir für die Pausen aufheben und dich schon jetzt drauf freuen. Alles was zwar „geschäftlich“ ist, aber gerade nicht zu deinem Workflow gehört, muss warten.

Multitasking ade!

Ich kann drei Dinge auf einmal erledigen – du auch? Bestimmt! Auch hierin sind wir Frauen Meister. Spülen, mit den Kids Hausaufgaben machen – und nebenher noch telefonieren. Klappt!

Ok, irgendwie.

Die Kinder müssen dreimal nachfragen, bis wir helfen und das Spülwasser ist auch wieder kalt, weil das Telefonat länger gedauert hat, als gedacht. Glaub mir: Wenn du alle drei Arbeiten nacheinander erledigst, bist du schneller, effizienter und deine Nerven liegen nicht brach.

Deligiere Arbeiten

Du musst nicht alles alleine machen! Einfach Tätigkeiten kannst du an eine Hilfskraft deligieren – oder den Haushalt an eine Putzfee. Überlege dir, welche Tätigkeiten du wirklich selbst erledigen musst. Dein Tag hat auch nur 24 Stunden.

Nimm Hilfe an

Gerade Frauen können das wirklich gut. Alles müssen sie selbst erledigen, nichts abgeben. Warum? Klar, wenn mein Sohnemann die Treppe putzt, ist sie nicht ganz so toll, als wenn ich es mache. Aber merkt das jemand (außer mir)? Wenn deine Bürokraft beim Kunden anruft und ihm mitteilt, dass der Auftrag fertig ist, was stört daran?

Wenn mein Sohn (oder deine Bürokraft) das anbieten, dann lass es uns doch annehmen!

Sag „Nein“!

Dasselbe zählt für das Wörtchen „Nein“. Dein Terminkalender ist voll? Deine Auftragsbücher quellen über? Gerade jetzt kommt ein Kunde und will „sofort“ noch einen Auftrag dazwischenschieben. Sei stark! Sag nein!

Wenn du diesen Kunden dazwischenschiebst kommt deine ganze Planung durcheinander. Ist es das wirklich wert? Am Ende hast du ein paar verärgerte Kunden – und einen, der beim nächsten Mal wieder „schnell“ einen Auftrag dazwischenschieben muss.

6. Wie Chaoten Ihre Arbeit organisieren

Ein bisschen Chaot steckt wohl in jedem von uns. In manchen auch ein bisschen mehr :). Ich gebe zu, ich gehöre wohl auch eher zu den chaotischen Vertretern. Aber mit ein bisschen guten Willen schaffe es auch ich strukturiert zu arbeiten. Zumindestens meistens!

Zu allererst: Sei nicht zu streng zu dir selbst! Wenn du dein Leben lang ein kleiner Chaot warst, wird sich das nicht von jetzt auf gleich ändern. Freu dich über kleine Schritte und bleib dran. Dann schaffst es auch du.

Mit diesen fünf simplen Tricks schaffst das auch du.

Ordnung schaffen

Ich weiß, das hört sich jetzt nicht nach dem Tipp an. Ist es auch nicht. Aber sobald du Ordnung auf deinem Schreibtisch oder in deiner Wohnung hast, bist du einem strukturiertem Arbeiten schon einem Schritt näher. Du brauchst einen ordentlichen, aufgeräumten Schreibtisch. Falls du einige Sachen noch nicht verräumen kannst, sie aber nicht wirklich wichtig sind. Ab ins Regal damit! Einen Stapel mit allen Papieren, die beispielsweise noch abgelegt gehören und einen mit denen, die du noch erledigen musst.

Strukturiert Arbeiten: Was kommt auf den Schreibtisch?

Nur das, was du wirklich jetzt, sofort erledigen musst, darf wieder auf den Schreibtisch. Diese Arbeiten werden jetzt, sofort erledigt!

Sortieren der anderen Aufgaben

Wenn alle wichtigen Arbeiten erledigt sind, machst du dich daran, den Stapel der Arbeiten zu sortieren, die nicht ganz so wichtig sind. Teile sie ein in „wichtig & dringend“, „wichtig & hat Zeit“, „unwichtig“.

Der Stapel „unwichtig“ kommt sofort wieder ins Regal. Die Arbeiten „wichtig & dringend“ erledigst du nun. Solltest du noch dazu kommen, auch den zweiten Stapel „wichtig, hat aber Zeit“.

Neue Aufgaben richtig einsortieren

Sobald eine neue Aufgabe auf deinen Schreibtisch kommt, schaust du sie dir an. Für „dringende“ Arbeiten unterbrichst du deine jetzte Arbeit und erledigst sie. Alle anderen Arbeiten wandern unter den jeweiligen Stapel.

Unangenehme Aufgaben nicht aufschieben

Ich weiß, dass ist total elend. Ich habe da auch ein paar Arbeiten, die ich lieber vor mir herschieben würde. Aber mal ganz ehrlich: Sobald die erledigt sind, fühle ich mich total super! Um diesen Effekt zu verstärken, belohne dich für jede erledigte, unangenehme Arbeit! Die nervige Steuererklärung ist erledigt? Das Angebot, dass du schon solange schreiben musst, endlich beim Kunden? Jetzt ersteinmal… *bitte etwas einsetzen, dass dir wirklich Freude bereitet*.

Ich setze mich beispielsweise im Sommer mit einer Tasse Kaffee in die Sonne. Fünf Minuten nur für mich. Das hab ich mir nach so einer Arbeit wirklich verdient!

7. Video: Nie mehr Chaos

Bodo Schäfer über Ordnung halten und Chaos. Findest auch du einige Punkte bei dir wieder?

8. Fazit: Strukturiert Arbeiten braucht Ordnung

Auch wenn Chaos und Unordnung manchmal bequemer erscheinen. Sie sind es nicht! Wer Ordnung hält, kann schneller und effizierenter Arbeiten. Strukturiertes Arbeiten wird erst mit einem gewissen Maß an Ordnung möglich. Deshalb kann nur beides – Ordung und strukturiertes Arbeiten – gemeinsam funktioneren.