10 unverzichtbare Elemente einer professionellen Quittungsvorlage

Als Unternehmerin weiß ich, wie wichtig es ist, meinen Kunden professionelle und übersichtliche Quittungen zur Verfügung zu stellen. Doch wie kann ich eine effektive Quittungsvorlage erstellen, die sowohl funktional als auch ästhetisch ansprechend ist?

Ich gebe ja zu, im Onlinebusiness brauche ich eine handgeschriebene Quittung fast nie – aber eine digitale macht selbst online Sinn. Deshalb habe ich mir nun endlich mal eine Vorlage erstellt – die ich natürlich gerne mit dir teile.

Außerdem stelle ich in meinem Artikel die 10 wichtigsten Elemente einer professionellen Quittungsvorlage vor. So kannst du deine Buchhaltungsprozesse optimieren, die Kundenzufriedenheit erhöhen und das Gesamtimage deines Unternehmens verbessern. Außerdem kannst du je zwei Quittungsvorlagen (zum Ausdrucken) in PDF und zum Ausfüllen am PC als Excel-Datei downloaden.

Was ist eine Quittung?

Nur um sicher zu stellen, dass wir beide über dasselbe reden.

Mit einer Quittung kannst du den Erhalt einer Ware oder einer Dienstleistung bestätigen. Doch meist wird eine Quittung dazu verwendet, um einen erhaltenen Geldbetrag zu quittieren. Natürlich sind Quittungen ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. Doch eine gut gestaltete Quittungsvorlage kann mehr als nur eine einfache Bestätigung des Kaufs sein!

• Sie kann auch dazu beitragen, das Image deines Unternehmens zu verbessern,
• durch ein interessantes Design aufzufallen oder
• eine positive Erfahrung für deine Kunden zu schaffen.

Im Gesetzestext liest sich das so:

Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.
Quelle: gesetze-im-internet.de

Welche Arten von Quittungen gibt es?

Es gibt für die meisten Geschäftsvorfälle Quittungen. So kann man auch Quittungsvorlagen in verschiedenen Formaten finden. Die meistgenutzten Formate sind:

• Quittungen bei Barzahlung
• Quittungen bei Erhalt von Dienstleistungen
• Quittungen bei Erhalt von Produkten
• sonstige Quittungen

5 Gründe, warum kleine Unternehmen (m)eine Quittungsvorlage benötigen

• Zeitersparnis
  Meine Quittungsvorlagen sparen dir Zeit. Ich habe dir vier verschiedene Vorlagen erstellt (zwei in Excel und zwei in PDF) – so kannst du dich frei entscheiden, welche Vorlage dir am besten liegt. Außerdem musst du nicht jedes Mal eine neue Quittung erstellen, sondern kannst einfach die Vorlage anpassen und verwenden.
• Fehlerreduzierung
  Meine Quittungsvorlage hilft dabei, Fehler zu reduzieren, indem sie sicherstellt, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind.
• Professionelles Erscheinungsbild
  Ich habe dir Vorlagen in einem einfachen – aber proffessionellen – Design erstellt.
• Anpassbarkeit
  Dir gefällt das Design nicht? Natürlich kannst du das Design auch nach deinen Wünschen ändern. Du kannst das Layout, die Farben und andere Details anpassen, um sicherzustellen, dass es perfekt zu dir und deinem Unternehmen passt.
• Kostenlos
  Meine Quittungsvorlage ist eine erschwingliche (weil kostenlose) Lösung für kleine Unternehmen. Solltest du dich für kostenpflichtige Varianten interessieren – lese einfach weiter, am Ende des Beitrags habe ich dir eine Programme aufgelistet.

Wesentliche Elemente einer Quittungsvorlage

Häufig werden Quittungen händisch ausgestellt. Dafür nutzt man einen Quittungsblock, den es in verschiedenen Formaten zu kaufen gibt. Um die Quittung auszustellen, musst du nur die vorgedruckten Felder ausfüllen. Dazu gehören meist Datum, der gezahlte Betrag (oder die erbrachte Dienstleistung/die gelieferten Produkte), der Verwendungszweck – und natürlich die Unterschrift.

Mittlerweile werden aber viele Dienstleistungen und Produkte übers Internet gekauft – und so bleibt es nicht aus, dass es auch digitale Quittungen gibt. Egal ob händisch ausgefüllt – oder digital, hier sind die 10 wesentlichen Elemente, die in einer Quittung enthalten sein sollten:

• Bezeichnung „Quittung“
• Quittungsgrund
• Name des Empfängers
• Name des Ausstellers
• Art + Menge des/der Artikel(s)
• Betrag (Netto und Brutto)
• Höhe des Steuerbetrags (Steuersatz 7 % oder 19 %)
• Vermerk, dass der Betrag / die Ware (oder Dienstleistung) erhalten wurde
• Ausstellungsort und -datum
• Unterschrift des Empfängers

Um dies alles zu erleichtern, kann die Quittungsvorlage schon einige Punkte vorwegnehmen:

• Kopfzeileninformationen
  Die Kopfzeileninformationen sollten den Namen oder das Logo deines Unternehmens (deines Blogs oder eben dein Name) sowie die Quittungsnummer enthalten. Diese Informationen sind wichtig, um die Quittung eindeutig zu identifizieren und um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß archiviert wird. Eine Quittung musst du nicht zwangsläufig durchnummerieren (wie eine Rechnung) solange der quittierte Betrag nicht über 250 Euro (brutto) steigt. Nachdem du das aber nie ganz ausschließen kannst, würde ich von Anfang an meine Quittungen durchnummerieren.
• Geschäftsinformationen
  Die Geschäftsinformationen sollten den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens sowie die Kontaktdaten enthalten. Diese Informationen sind wichtig, um sicherzustellen, dass der Kunde weiß, von wem er die Quittung erhält, und um mögliche Fragen oder Probleme zu klären.
• Kundeninformationen
  Die Kundeninformationen sollten den Namen des Kunden sowie seine Kontaktdaten enthalten. Diese Informationen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Quittung dem richtigen Kunden zugeordnet wird und um mögliche Rückfragen zu erleichtern.
  In der Quittungsvorlage wird hierfür ein Platzhalter gesetzt, da ja (im Normalfall) jedesmal ein anderer Kunde eingetragen werden muss.
• Produkt-/Dienstleistungsinformationen
  Die Produkt-/Dienstleistungsinformationen sollten eine detaillierte Beschreibung des gekauften Produkts oder der erbrachten Dienstleistung sowie den Preis enthalten. Diese Informationen sind wichtig, um den Kauf nachzuweisen und um sicherzustellen, dass der Kunde genau weiß, was er gekauft hat. Auch hier wird ein Platzhalter freigelassen.
• Zahlungsinformationen
  Die Zahlungsinformationen sollten den Betrag (brutto und netto), den Zahlungsempfänger und die Art der Zahlung enthalten. Dazu kann man den gebräuchlichen Umsatzsteuersatz (7 oder 19 Prozent) bereits vordrucken lassen. Diese Informationen sind wichtig, um den Kauf nachzuweisen und um sicherzustellen, dass die Zahlung ordnungsgemäß verbucht wird.
• Bedingungen und Konditionen
  Die Bedingungen und Konditionen sollten die Rückgabe- und Umtauschbedingungen sowie andere wichtige Informationen enthalten. Diese Informationen sind wichtig, um sicherzustellen, dass der Kunde über seine Rechte und Pflichten informiert ist. Gerade wenn Rückgabe oder Umtausch ausgeschlossen ist, sollte dies notiert sein – und den Grund dazu. (Beispielsweise, weil es eine Sonderanfertigung ist)

Video: Quittung schreiben

Quittungsdesign und Layout

Das Design und Layout der Quittung sollten klar und ästhetisch ansprechend sein. Eine gut gestaltete Quittung kann dazu beitragen, das Image deines Unternehmens zu verbessern und eine positive Erfahrung für deine Kunden zu schaffen.

Deshalb gibt es beispielsweise schon die Möglichkeit, Quittungsblöcke selbst zu gestalten – oder eben die Quittungsvorlage in Word ein passendes Design zu verpassen. Egal, ob du dich für handschriftliche oder gedruckte Quittungen entscheidest – Design und Layout sollten deinem Unternehmen entsprechen. Bestenfalls sind Quittungen designtechnisch an deine Rechnungen angelehnt. So erkennt dein Kunde auf den ersten Blick, von wem die Quittung ist – und verinnerlicht auch die Farben und das Logo deines Unternehmens schneller.

Selbstverständlich zählt dies nicht nur für deine Quittungsvorlage!

…. sondern für alle Vorlagen, die du so verwendest. Das Design sollte durchgehend sein – so dass deine Rechnungen, deine Mails (dein Newsletter?) und auch deine Quittungen ein ähnliches Design haben.

Quittungen vs. Rechnungen

Apropos Rechnungen – wieso schreibst du nicht einfach immer eine Rechnung? Theoretisch kannst du das natürlich machen. Praktisch ist so eine Quittung viel schneller geschrieben – denn du brauchst nicht alle Angaben, die du auf einer Rechnung brauchst.

Rechnungen schreibst du deinen Kunden – darauf vermerkst du, was du verkaufst hast, an wen – und an welchem Datum. Natürlich muss auch der Preis und (falls du sie berechnen musst) die Umsatzsteuer drauf. So eine Rechnung zahlt der Kunde meist innerhalb weniger Tage.

Die Quittung verwendest du genauso, wenn ein Kunde bei dir etwas gekauft hat. Auch hier musst du darauf schreiben, was er (in welcher Menge) gekauft hat – und zu welchem Preis. Auch der Kunde und die Umsatzsteuer wird darauf vermerkt. Der gravierende Unterschied zur Rechnung: Bei einer Quittung hat der Kunde SOFORT gezahlt. Du bestätigst mit der Quittung also gleich auch die Zahlung.

Deshalb muss die Quittung (als “kleiner Bruder der Rechnung”) auch – fast – alle Angaben enthalten, die du auf der Rechnung hast. Die Ausnahmen:

• die laufende Nummerierung kannst du auf der Quittung weglassen, solange die Beträge unterhalb von 250 Euro sind
• auch die Steuernummer oder die Steuerindentifikationsnummer des Rechnungsstellers brauchst du nicht zwingend

Quittungsvorlagen downloaden

(zum Herunterladen einfach auf das Bild der gewünschten Quittungsvorlage klicken)

Quittungssoftware – eine Alternative zu PDF, Word & Excel

Es gibt viele verschiedene Arten von Quittungsvorlagensoftware, die dir helfen können, professionelle und effektive Quittungsvorlagen zu erstellen. Ob es das wirklich braucht, muss jeder selbst entscheiden. Um es auszuprobieren gibt es auch einige Programme als Testversionen. Ich selbst bleibe lieber bei Excel oder dem Quittungsblock.

Verschiedene Quittungssoftware:

• SKS Quittung Pro
• PC Quittung
• iQuittung

Es gibt aber auch Buchhaltungssoftware, die Quittungen ausstellen kann:

• Papierkram
• E-Quittung
• deltra Business Software

… und wenn du hier noch nicht fündig geworden bist, es gibt einige Quittungs-Apps auf deinem Handy. 🙂

FAQ zu den Quittungsvorlagen

Wann brauchst du eine Quittung? Und wann muss es unbedingt eine Rechnung sein? Wie muss eine Quittung ausschauen oder sind Quittungen nicht schon verboten? Es gibt unendlich viele Fragen zu diesem Thema. Deshalb habe ich mir einmal die Mühe gemacht und dir einige davon zusammengetragen – inklusive passende Antwort natürlich.

Wann Rechnung und wann Quittung?

Es gibt zwei Punkte, die du im Augen haben solltest:

• eine Quittung gilt immer als Beweis der Zahlung
  Somit kannst du eine Quittung nur ausstellen, wenn du das Geld bereits erhalten hast.
• ab 250 Euro müssen deine Quittungen auf nummeriert sein (und zwar alle – auch die darunter). Somit würde ich über 250 Euro lieber eine Rechnung ausstellen.

Wird eine Quittung vom Finanzamt anerkannt?

Ja! Die Finanzämter erkennen Quittungen bis 250 Euro ohne Probleme an. Ab 250 Euro musst du – wenn du die Vorsteuer in Abzug bringen willst – eine Rechnung vorlegen, die alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UstG enthält. Bis 250 Euro reichen allerdings die Angaben nach §33 UStDV.

Sind handgeschriebene Quittungen gültig?

Ja! Allerdings solltest du möglichst auf handgeschriebene Belege verzichten. Besser ist es du füllst einen Quittungsblock aus – oder nimmst eine Quittungsvorlage, die alle Bestimmungen beachtet.

Ist eine Quittung ohne Stempel gültig?

Hmmm… Gegenfrage, was sollte ich denn machen, wenn ich keinen Stempel besitze? Klar sind Quittungen ohne Stempel gültig. Alles andere würde kleinere Firmen oder Privatleute benachteiligen.

Wer bekommt die Original-Quittung?

Das Original bekommt immer der Zahlende. Den Durchschlag (oder die Kopie) erhält der Zahlungsempfänger.

Quittungen bis 150 oder 250 Euro ausstellen?

Immer noch findet man im Internet häufig die 150 Euro als Grenze für Kleinbetragsrechnungen (u.a. auch Quittungen). Diese wurde aber am dem 1.1.2017 auf 250 Euro angehoben.

Video: Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Quittungsvorlagen: Mein Fazit

Eine professionelle Quittungsvorlage ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung und kann dazu beitragen, das Image Ihres Unternehmens zu verbessern. Eventuell schaffst du es eine positive Erfahrung für deine Kunden zu schaffen. Auf alle Fälle ist die Quittung aus der Buchhaltung nicht wegzudenken.

Durch die Verwendung der 10 wesentlichen Elemente einer Quittungsvorlage kannst du sicherstellen, dass die Quittung alle notwendigen Informationen enthält. Wenn du es aber ganz einfach machen willst, kauf dir einen einen Quittungsblock.

Hinterlasse mir gerne einen Kommentar – und schreib mir welche Quittungsvorlagen du verwendest oder was ich an meinem Vorlagen noch verändern kann.

Ich freue mich von dir zu lesen!