Kosten fürs Vorstellungsgespräch: Wer zahlt was?

Kosten für das Vorstellungsgespräch: Wer zahlt das? Diese Frage ist (nicht nur) bei weiter entfernten Vorstellungsgesprächen interessant.

Endlich hälst du die ersehnte Einladung zum Vorstellungsgespräch. Dann der erste Schock: Das Vorstellungsgespräch findet in der nächsten Großstadt statt. Das sind jetzt einiges an Kilometer – und jetzt? Wer zahlt das?

Was zählt zu den Kosten fürs Vorstellungsgespräch?

Die Kosten, die der Arbeitgeber in spe bezahlen muss, sollen „den Umständen entsprechend“ sein. So ist ein Erste-Klasse-Ticket für die Bahn genauso übertrieben, wie die Übernachtung in einem Nobelhotel. Selbst die Übernachtung in einem angemessenen Hotel wird nur ausnahmsweise bezahlt. Ist die Anreise am selben Tag machbar, ist diese nicht notwendig.

Diese Kosten können theoretisch angegeben werden:

• die Kosten für Hin- und Rückfahrt mit dem eigenen Fahrzeug,
  • Kilometerpauschale: 30 Cent pro Kilometer
• die Kosten eines Bahntickets 2. Klasse (für Hin- und Rückfahrt)
• die Kosten für Beförderung mit dem ÖPNV
• Parkgebühren für die Dauer des Vorstellungsgesprächs (inklusive Weg, Wartezeit, ect.)
• eventuell: Übernachtung in einem angemessenen Hotel
• evenutell: Verpflegungskosten

Dabei zählt:

• Taxikosten werden dafür im Normalfall nicht erstattet. Das Unternehmen ist nur verpflichtet die Kosten für den ÖPNV zu bezahlen. Eine Ausnahme wäre beispielsweise, wenn das Unternehmen in der Einladung zum Bewerbungsgespräch explizit zur Benutzung eines Taxis einlädt.
• Verpflegungkosten werden nur bei einer Abwesendheit von mindestens acht Stunden von zuhause bezahlt. Es ist eher die Ausnahme, dass man diese erstattet bekommt.
• Übernachtungen werden (wie bereits erwähnt) auch nur im absoluten Ausnahmefall bezahlt. Das wäre beispielweise bei einem mehrtägigen Assessmentcenter möglich. Oder wenn der Ort für das Vorstellungsgespräch mehrere Stunden weit weg ist.

Wer zahlt die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch?

Jetzt ist der Ort des Vorstellungstermins sehr weit weg – und du müsstest mit der Bahn oder dem Auto einiges an Kilometer fahren. Doch wer trägt denn hier die Kosten?

Die Anfahrt zum Bewerbungsgespräch trägt – solange nichts anderes vereinbart ist – der Arbeitgeber in spe.

Das heißt, du kannst das Bahnticket von dem potenziellen Arbeitgeber genauso bezahlen lassen wie die Anfahrt mit dem Auto. Hier werden meist 30 Cent pro gefahrenen Kilometer berechnet. Doch dies zählt nur, wenn in deiner Einladung oder im Stellenangebot nichts anderes steht.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Natürlich gibt es bei den Kosten fürs Vorstellungsgespräch – wie meist – auch Ausnahmen:

Wenn der zukünftige Arbeitgeber in der Einladung darauf hinweist, dass die Kosten fürs Vorstellungsgespräch vom Bewerber zu tragen sind, ist er raus.

Weitere Möglichkeiten:

• der Betrieb erstattet nur die einfache Wegstrecke
• eine Pauschale wird angeboten
• oder eine Höchstgrenze für die Kostenübernahme wird genannt.

Beispiele für eine Ablehnung der Kosten

„Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir etwaige Ihnen mit der Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen in unserem Hause verbundenen Kosten nicht übernehmen können.“

„Ausgehend von Ihrem im der Bewerbung angegebenen Wohnort übernehmen wir die Kosten Ihrer Anreise zu dem Vorstellungsgespräch bis zu einer Höhe der Kosten für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln der zweiten Klasse. Etwaige sonstige Vorstellungskosten (z.B. Hotel- oder Verpflegungskosten) werden nicht erstattet.“

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir etwaige Ihnen mit der Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen in unserem Hause verbundenen Kosten nur in Höhe von maximal 50 Euro übernehmen können

Solange er das vorher im Einladungsschreiben ankündigt, ist das alle rechtens.

Schließt das Unternehmen eine Übernahme der Kosten für das Vorstellungsgespräch aus, kannst du (wenn du  Arbeitslosengeld bzw. -hilfe beziehst), diese Kosten bei der Arbeitsagentur geltend machen. Bewirbst du dich aus einem Arbeitsverhältnis heraus, kannst du die Kosten bei deinem Jahressteuerausgleich angeben.

Die Kosten fürs Vorstellungsgespräch nachträglich ausschlagen

Solltest du nun mit Bahn oder Auto zum Vorstellungsgespräch gereist sein und im Vorstellungsgespräch erklärt dir der nette Personaler, dass er keine Reisekosten übernimmt, ist dies unwirksam.

Laut Paragraph 670 BGB muss die einladende Firma die Reisekosten zum Vorstellungsgespräch übernehmen – höchstens sie hat VORHER von der Erstattung Abstand genommen.

Auch solltest du dir überlegen, ob du den Job bei so einer Firma wirklich arbeiten magst – wer mit solchen Methoden schon vor der Einstellung arbeitet, was kommt dann alles danach?

Kosten dem Unternehmen in Rechnung stellen

Die Kosten fürs Vorstellungsgespräch solltest du erst berechnen, wenn du die Absage bzw. die Zusage in den Händen hast. Ausnahme ist hier wenn der Personaler dich proaktiv dazu aufgefordert hat. Du kannst dein Schreiben wie folgt aufbauen:

• Für die Einladung (und den Job?) bedanken
• Nenne die Gesprächsteilnehmer, den Tag und die Uhrzeit
• Liste deine Kosten auf
• Geb deine Bankverbindung an
• Kopien der Quittungen, der Fahrtscheine bzw. deine Berechnung der Entfernungspauschale

Muster (mit der Bahn)

Um die Kosten fürs Vorstellungsgespräch (Anfahrt mit Bahn) einzufordern, könnte ein Schreiben in etwa so ausschauen:

Muster (mit dem Auto)

Fahrtkostenerstattung bei unaufgefordertem Erscheinen?

Wie bereits weiter oben im Artikel geschrieben, zahlt der der eingeladen hat.  Denn es werden nur die Kosten fürs Vorstellungsgespräch ersetzt. Wenn du nun unaufgefordert irgendwo auftauchst, musst du logischerweise die Reisekosten selbst tragen.

Sollst du nach der Fahrtkostenerstattung fragen?

In jedem Fall! Im Anschluß an das Bewerbungsgespräch kannst du ruhig nach einer Kontaktperson fragen, an die du deine Fahrtkostenabrechnung schicken kannst und welche Kosten fürs Vorstellungsgespräch vom Unternehmen bezahlt werden. Das zeigt nur, dass du auch dafür einstehst, dass zu bekommen, was dir zusteht. Viele Arbeitgeber sehen das positiv: Solltest du doch später mit gleicher Konsequenz für die Belange der Firma einstehen.

Kosten für das Vorstellungespräche: Fragen und Antworten

Hier habe ich dir alles wichtige rund um die Kosten für das Vorstellungsgespräche noch einmal zusammengefasst.

• Wer übernimmt Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch?
  Solange nichts gegenteiliges in der Einladung steht, übernimmt der Betrieb die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch. Dafür bitte alle Belege aufbewahren und nach Ab- bzw. Zusage dem Betrieb eine Rechnung stellen. (siehe unten)
• Ist der Arbeitgeber verpflichtet Fahrtkosten zu zahlen?
  Solange der zukünfitge Arbeitgeber es nicht ausgeschlossen hat, muss er die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch zahlen. Dazu musst du ihm die dir entstanden Kosten aber in Rechnung stellen. (Muster siehe unten)
• Welche Kosten zählen zu den Bewerbungskosten?
  Zu den Kosten für das Vorstellungsgespräch zählen Fahrtkosten, Parkgebühren und eventuell auf Übernachtungskosten dazu. Diese zahlt das Unternehmen, wenn nichts anderes ausgemacht ist. Darauf gehe ich im nächsten Punkt noch genauer ein.
  Weitere Bewerbungskosten sind Papier, Briefumschläge und Porto. Diese kannst du bei deiner Steuererklärung angeben oder bei der Arge einreichen.
• Kann ich Bewerbungskosten pauschal absetzen?
  Möchtest du eine Pauschale für die Bewerbungskosten bei der Arge beantragen, kannst du etwa 10 Euro pro Bewerbung angeben. Manche Sachbearbeiter möchten aber trotzdem die Belege.
• Wie viele Bewerbungskosten absetzen?
  Einen Anspruch auf eine Pauschale für die Bewerbungskosten bei der Arge gibt es nicht. So liegt es im Ermessen des Sachbearbeiters, in wie weit er dir die Pauschale ersetzt.
• Wo trage ich die Bewerbungskosten ein?
  Wenn du deine Bewerbungskosten in deine Steuererklärung eintragen willst, musst du dies einfach in Zeile 45 der Anlage N machen.
• Kann ich die Bewerbungskosten meiner Tochter absetzen?
  Leider nein. Diese Kosten sind über das Kindergeld bereits abgegolten.
• Gibt es auch die Kosten fürs Vorstellungsgepräch, wenn ich den Job bekomme?
  Ja, die Kostenerstattung ist unabhängig davon, ob du die Stelle bekommst oder nicht. Mit der Abrechung der Kosten fürs Vorstellungsgespräch würde ich bis zur Absage bzw. Zusage warten.
• Wer trägt die Fahrtkosten fürs Vorstellungsgespräch für ein Praktikum?
  Bei die Erstattung der Fahrtkosten ist es unerheblich, um welche Art der Beschäftigung es sich handelt. Somit bekommst du beispielsweise auch die Kosten fürs Vorstellungsgespräch für Minijobs oder Ausbildungen bezahlt.

Für alle Kosten rund ums Vorstellungsgespräch zählt

Was der potentielle Arbeitgeber nicht zahlt kannst du in der Steuererklärung geltend machen und zwar nur was er nicht zahlt! Zweimal abrechnen zählt (logischerweise) nicht.