Zahlungserinnerung: Höflich formuliert (kostenlose Muster & Vorlagen)

Sollte man eine Zahlungserinnerung wirklich höflich formulieren? Immerhin braucht man das Geld – und der Kunde hatte doch genug Zeit zum Zahlen. Oder?

Wie höflich sollte eine Zahlungserinnerung sein? 

Immer wieder passiert es, ein – sonst so pünktlich zahlender Kunde – hat die Rechnung nicht überwiesen. Was nun tun? Ausstehende Zahlungen sind für die meisten Betriebe unnötiger Arbeitsaufwand. Doch das sollte man dem Kunden nicht spüren lassen? Vielleicht hat er einfach nur vergessen die Rechnung zu überweisen. Eine harsche Mahnung, die mit weiteren rechtlichen Schritten dort, würde den Kunden wohl dazu bewegen, zu zahlen. Allerdings wäre er dann wohl auch das letzte Mal unser Kunde gewesen. Was also tun?

Warum eine Zahlungserinnerung schreiben?

Falls ein Kunde in Verzug gerät, muss eine Firma darauf hinweisen. Die höflichste und freundlichste Art dies zu tun, ist die Zahlungerinnerung.  Gerade mit einer netten Formulierung kann man auch gute Kunden darauf hinweisen, dass man noch auf das Geld wartet.

Kein Unternehmen kann sich viele Außenstände leisten, auch langwierige gerichtliche Verfahren kosten nur Zeit und Geld. Deshalb ist es besser, die Kunden freundlich – aber bestimmt – an die Außenstände zu erinnern. Außerdem geht es recht schnell. Einen guten, langjährigen Kunden einmal eine unbarsche Mahnung geschickt – schon sucht dieser Kunde das Weite. Das kann und will sich kein Unternehmen leisten.

Doch was ist an einer Zahlungerinnerung anders und ist diese überhaupt rechssicher?

Unterschied: Mahnung vs. Zahlungserinnerung?

Eine rechtssichere Mahnung soll den Kunden in Verzug setzen. Denn erst wenn ein Zahlungsverzug vorliegt, hat der Gläubiger das Recht, ein Mahnverfahren einzuleiten. Dabei gibt es keine genauen Bestimmungen, wie so eine rechtssichere Mahnung im Detail auszuschauen hat. In einem Urteil aus dem Jahre 1998 (Az: X ZR 70/96) des BGH wurde festgestellt:

Jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, in der der Glaubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlang, zählt als verzugbegründende Mahnung.

Somit muss nicht zwangsläufig auf dem Schreiben „Mahnung“ stehen. Deshalb hat sich gerade in Deutschland eingebürgert, dass der Gläubiger seinen Kunden eine „Zahlungerinnerung“ zuschickt. Dies hört sich nicht so harsch an. Der Gläubiger kann sie freundlich, höflich und nett formulieren. Rein rechtlich ist diese Zahlungeerinnerung bereits die erste Mahnung. Doch der Kunde (der die Zahlung vielleicht wirklich nur vergessen hat) wird nicht vor den Kopf gestoßen.

Falls der Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert,  folgen meint noch eine erste und eine letzte Mahnung. Danach leitet der Gläubiger rechtliche Schritte ein. Rein rechtlich könnte er diese Schritte schon nach der (höflichen) Zahlungserinnerung. Dies ist allerdings kaum zu empfehlen. Es gibt genug Kunden, die sogar nach der Zahlungserinnerung vergessen zu zahlen. Auch wenn dies unnötige Arbeit bedeutet, solange es sich hierbei um gute Kunden handelt, sollte sich der Unternehmer diese Arbeit machen.

Zahlungserinnerung: Höflich formuliert

Die Formulierung einer höflichen, rechtssicheren Zahlungserinnerung  ist gar nicht so schwer. Die Zahlungerinnerung, egal wie höflich oder freundlich sie formuliert wird, muss nur die Anforderung einer rechtssicheren Mahnung enthalten.

Diese wären:

• Gläubiger: Unternehmen (inklusive Anschrift)
• Schuldner: Kunde (inklusive Anschrift)
• eine eventuell vorhandene Kundennummer
• das Datum der nichtbezahlten Rechnung
• der geschuldete Betrag
• die Bankverbindung

Die erste –  höfliche –  Zahlungerinnerung sollte allerdings folgende Punkte ausklammern:

• Zahlungfrist
  Nachdem wir nur eine nette und freundliche Zahlungerinnerung schreiben möchten, brauchen wir keine Zahlungfrist
• mögliche Folgen
  Auch davon sehen wir noch ab.Gerade Kunden, die die Zahlung schlicht und ergreifend nur vergessen haben, möchten wir doch nicht verlieren.

Beispiele für höfliche Zahlungserinnerungen

Diese drei Beispiele für eine höfliche Zahlungerinnerung sollen aufzeigen, dass es definitiv möglich ist. Nett und gesetzeskonform können unter einen Hut gebracht werden. Gerne kannst du diese Vorlagen verwenden und nach deinen Gegebenheiten abändern.

Eine sehr kurze und höfliche Zahlungserinnerung

Sehr geehrter Kunde (Name eintragen),

sicherlich haben Sie die Rechnung vom xx.xx.xxxx übersehen und daher den Betrag noch nicht ausgeglichen.

Wir bitten Sie, den Ausgleich schnellstmöglich vorzunehmen.
Mit freundlichen Grüßen

Eine etwas ausführlichere, nette Zahlungserinnerung

Sehr geehrter Kunde (Name einfügen),
für die die Rechnung Nummer XXXX vom XX.XX.XX konnten wir bis heute leider keinen Zahlungseingang feststellen. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die Rechnung von Ihnen noch nicht bezahlt wurde. Eine Kopie der Rechnung haben wir dem Schreiben beigelegt.
Ich bitte Sie höflichst, den offenen Rechnungsbetrag von XXXX Euro schnellstmöglich zu überweisen.
Mit freundlichen Grüßen

Eine sehr ausführliche, höfliche Zahlungserinnerung

Sehr geehrter Kunde (Name einfügen),
nach Durchsicht Ihres Kundenkontos haben wir festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitstermin nicht beglichen wurde. Eine Kopie der Rechnung haben wir dem Schreiben beigelegt.
Da wir bislang noch nichts von Ihnen gehört haben, hoffen wir, dass Sie mit unseren Leistungen zufrieden waren. Sollte es diesbezüglich etwaige Beanstandungen geben, dann lassen Sie uns dies bitte umgehen wissen.
Ansonsten bitte wir um schnellstmögliche Überweisung des fälligen Betrags.
Sofern Sie die Zahlung zwischenzeitlich veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

Vorlage für eine Zahlungserinnerung

 Falls die oben genannten Muster einer Zahlungserinnerung höflich und nett genug sind, kannst du dir hier nun zwei Vorlagen herunterladen.

Ab wann kann man eine Zahlungserinnerung versenden?

Gerade wenn sich unbezahlte Rechnungen stapeln, möchte man als Unternehmer schon sehr zeitig daran erinnern.

• Doch wie zeitig darf man überhaupt an eine unbezahlte Rechnung erinnern?
• Wann es der richtige Zeitpunkt für eine Zahlungerinnerung um nicht den Kunden zu verärgern?

Falls ein Kunde eine Rechnung nicht im vorgegebenen Zahlungszeitraum bezahlt hat, kann der Unternehmer recht zügig eine Zahlungerinnerung hinterher schicken. Allerdings ist davon abzuraten. Schnell verärgert man mit so einem Geschäftsgebaren seine Kunden. Gesetzlich gibt es leider keine Richtlinien. Es hat sich allerdings eingebürgert, einem säumigen Kunden noch mindestens ein bis zwei Woche Zeit nach ablauf der Zahlungfrist zugeben.

Möchte man in der Zahlungerinnerung eine Zahlungsfrist angeben, sollte diese zehn bis vierzehn Tage betragen. Meist wird allerdings in einer Zahlungserinnerung kein Termin genannt.

Was tun, den der Schuldner nach einer Zahlungerinnerung nicht reagiert?

Während ein Großteil der Schuldner nach Eingang einer Zahlungserinnerung zahlen, bleiben meist einige über. Bei diesen Schuldnern muss  man noch einen Schritt weiter gehen. Hat der Kunde auch nach Eingang der freundlichen Zahlungserinnerung nicht gezahlt, wird es Zeit für die – nicht mehr so freundlichen – Mahnungen.

Theoretisch reicht die – freundliche – Zahlungserinnerung, um ein Mahnverfahren einzuleiten.

Auch wenn das Unternehmen sofort nach der Zahlungserinnerung ein Mahnverfahren einleiten könnte, tun dies die Wenigsten. Denn auch wenn sich der Schuldner schon nach der Zahlungserinnerung im Verzug befindet, möchte der Unternehmer meist das gerichtliche Mahnverfahren verhindern. Dieses Mahnverfahren ist teuer und zeitaufwändig, somit nur anzuraten, für Kunden, die man nicht mehr als (weitere) Kunden möchte.

Deshalb schreiben die meisten Unternehmen noch mindestens zwei weitere Mahnungen, bevor sie zum gerichtlichen Mahnverfahren übergehen.

Wie schaut der Zeitablauf so eines außergerichtlichen Mahnverfahrens aus? 

• Zahlungserinnerung (= höfliche, erste Mahnung)
  • etwa 10 – 14 Tage nach Zahlungstermin versenden
• zweite Mahnung
  • etwa 10 – 14 Tage nach der Zahlungerinnerung
• dritte Mahnung
  • nachdem die in der zweiten Mahnung genannte Frist um 5 – 7 Tage überzogen wurde
• gerichtliches Mahnverfahren einleiten
  • nachdem die in der drittenn Mahnung genannte Frist um 5 – 7 Tage überzogen wurde

Je nachdem wie konsquent die Mahnungen versendet werden, können somit mindestens 30 bis 42 Tage ins Land gehen, bevor das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet wird. Hat ein Kunde in dieser Zeit nicht gezahlt, wird er wohl auch nicht mehr freiwillig zahlen wollen.

Gebühren & Verzugszinsen für die Mahnungen 

Verzugszinsen kann ein Gläubiger verlangen, sobald ein Schuldner in Verzug ist. Dies ist grundsätzlich nach 30 Tagen nach der Fälligkeit und dem Zugang der Rechnung der Fall. Allerdings kann der Gläubiger eine kürzere Frist setzen.

Nach dieser Frist kann der Gläubigere Verzugszinsen berechnen. Laut BGB beträgt der Verzugszins fünf Prozent über den Basiszinssatz insofern ein Verbraucher an dem Rechtgeschäft beteilt ist. Ist dies nicht der Fall, können neun Prozentpunkte über den Basiszinssatz als Verzugszins in Rechnung gestellt werden.

Beispiel: Bei einem Basiszinssatz von aktuell – 0,88 % (Oktober 2020)
werden für einen Verbraucher 4,12 % Verzugszinsen fällig.
Diese Verzugszinsen sind auf ein gesamtes Jahr zu rechnen.

Die Gebühren für eine Mahnung sollen dazu dienen, dass das Unternehmen alle Kosten ersetzt bekommt, die es ohne die Mahnung nicht hätte. Somit kann man hier Kosten für Papier, Druckerpatrone (anteilig), Briefumschlag und Porto verrechnen.

Fazit: Eine höfliche Zahlungserinnerung hilft bei der Kundenbindung

 Eine höfliche Zahlungerinnerung ist mehr als nur eine Möglichkeit, Geld einzutreiben. So zeigt diese höfliche Zahlungserinnerung den angeschriebenen – säumigen – Kunden definitiv, dass man sie trotz des Zahlungsverzugs weiterhin als Kunde behalten möchte.

Insofern der Kunde auf diese Zahlungerinnerung nicht reagiert, kann – und muss – der Ton schärfer werden, denn nichtzahlende Kunden braucht kein Unternehmen. Ob am Ende ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird, kommt dann auf den Einzelfall. Für kleinere Beträge lohnt sich der Aufwand meist nicht.