Zeit sparen 2.0: Wir sind heute alle irgendwie im Stress. Doch wie viel Zeit lässt sich noch einsparen? Auf welche Tätigkeiten kann frau heute verzichten? Oder sie schneller erledigen. Meine Tipps und meine Gedanken zum immer schneller werdenen Zeitersparnis-Karussell.
Zeitnot oder Stress hat viele Auslöser. Ein wichtiger Punkt ist dabei bestimmt, dass wir viel mehr zu tun haben (tun wollen?) als unsere Zeit es zulässt. Wenn mir morgens schon klar wird, dass meine Todo-Liste so lang ist, dass ich diese unmöglich bis Abends abgearbeitet haben kann, muss ich etwas ändern. Zeit sparen ist eine Möglichkeit. Doch wie spare ich Zeit? Und … geht das überhaupt? Kann man wirklich „Zeit sparen“?
Kann man Zeit sparen?
Zeit sparen – das geht ja nicht wirklich. Ich kann mir meine Zeit, die ich heute übrig habe nicht für morgen „auf die hohe Kante legen“. Wenn wir das „Zeit sparen“ mit dem „Geld sparen“ vergleichen wird das sehr schnell klar.
Doch ich kann meine Zeit am heutigen Tag besser einteilen – und mir somit etwas Zeit für schöne Dinge „ansparen“. So kann ich nachmittags – wenn mein Arbeitspensum erledigt ist – noch einen heißen Kaffee in aller Ruhe auf der Terrasse oder der Couch gönnen kann. Oder eine Runde Karten mit meinen Kindern mit Freude und Gelassenheit spielen kann – mitten im Termin-Hausaufgaben-Arbeiten-erledigen-Trubel.
Dafür spare ich gerne Zeit bei Dingen, die zwar gemacht werden müssen – aber meistens nicht wirklich Spaß machen. Wenn du also bei der Arbeit „Zeit sparen“ kannst – dann verplane sie nicht wieder gleich für andere Arbeiten. Gönn dir ein paar schöne Minuten!
Meine Top 20 der Zeitersparnis-Tipps, die bei mir auch (meistens) gut funktionieren. Lass dir bei der Umsetzung Zeit – eine komplette Veränderung von heute auf morgen wird nicht funktioneren.
Zeit sparen: Tipps für jeden Tag
Diese Tipps kannst du täglich anwenden. Im Endeffekt wirken die meisten Tipps davon auch nur richtig, wenn du sie täglich beherzigst. Bevor du aber daran gehst, Zeit sparen zu wollen, solltest du dir folgende Fragen stellen:
- Wie sparst du Zeit?
- Woher nimmst du deine Zeit?
- Worin investierst du deine Zeit?
- Was ist für dich verschwendete Zeit?
- Wann verprasst du deine Zeit?
Die Antworten auf diese Fragen geben dir schon eine bestimmte Marschrichtung vor. So ist für mich „verschendete Zeit“ beispielsweise wenn ich wieder mal eine halbe Stunde bei Facebook und Co. rumsurfe. Das bringt mir gar nichts! Weder hab ich dann meine Arbeit erledigt – noch etwas schönes mit meinen Lieben erlebt. Denn das sind die beiden Dinge, in die ich gerne meine Zeit investiere (Frage Nummer drei).
Sobald du DEINE Antworten auf diese Fragen hast, kannst du hier weiterlesen – und deine Zeit besser nutzen.
Video: Die 10 besten Tipps zum Zeit sparen
Morgens (besser: schon am Vorabend) planen und entscheiden
Plane den kommenden Tag:
- Was musst du alles erledigen?
- Was muss unbedingt gemacht werden?
- Welche Tätigkeiten kannst du noch einplanen, wenn Zeit ist?
- Welche Termine liegen an?
- Wieviel Freizeit brauchst du?
(bitte unbedingt mit einplanen! Kein Mensch schafft auf Dauer 10 Stunden ohne jegliche Pause)
Morgenmuffel oder Frühaufsteher?
Versuche dich nach deinem Tagesrhytmus zu organisieren. Manche Leute können früh um acht die schwiegigsten Dinge erledigen – andere sind um diese Uhrzeit noch nicht einmal ansprechbar. Egal, was andere sagen: Finde die passende Tageszeit für schwierige / nervige Arbeiten und erledige in den anderen Zeiten die anderen Tätigkeiten auf deiner Todo-Liste.
Prio-Liste: Zeitersparnis mit Köpfchen!
Mein absoluter Favorit unter meinen Zeitersparnis-Tipps. 🙂
Ich habe für fast jedes Thema eine Prio-Liste:
- Welche Tätigkeiten sind wichtig?
- Welche Anrufe muss ich noch machen?
- Welches Kind muss wie dringend zum Arzt, Logopäden, etc.
- Welche Schreiben muss ich noch verfassen?
- Welche Dinge müssen noch besorgt werden?
- usw.
Solche Priolisten lassen Langeweile gar nicht aufkommen. ? Sollte ich an einem Tag – wider Erwarten – schneller durch meine Todo-Liste gekommen sein, schnapp ich mir einfach ein oder zwei Dinge, die ganz weit oben auf der Liste stehen.
Merkbar stellt sich die Zeitersparnis erst nach ein paar Wochen ein!
sobald die Prio1-Liste abgebaut ist, nehme ich diese Zeit gerne für eine weitere Auszeit und das OHNE schlechtes Gewissen, da ja alle Prio1-Aufgaben erledigt sind.
Falls du mehr über strukturiertes Arbeiten und damit Zeit sparen wissen willst, habe ich hier einen interessanten Artikel für dich.
Ordnung halten ist besser als Suchen
Nachdem erst mein Lieblingstipp zum Thema Zeit sparen kam, kommt jetzt einer, den ich nicht so toll mag ?. Ja, ich gebe zu, an diesem Punkt könnte ich noch etwas optimieren. Denn es stimmt schon, wenn alles an seinem Platz liegt – spar man sich die Zeit, die man sonst fürs suchen investiert.
Zwei Beispiele:
Deshalb sorge für etwas Ordnung in deinen Dingen und in deinem Tun. Es macht halt nicht wirklich Sinn, er zu staubsaugen und danach Staub zu wischen. ?
Solche Punkte gibt es immer wieder. Auch im Arbeitsleben. Erst rufe ich alle Kunden (die auf einen Rückruf warten) an und frage nach ihren Wünschen und Nöten, danach plane ich die dringendsten Arbeiten ein.
An die Planung halten
Mal ganz ehrlich? Wenn du dir die Mühe machst jeden Abend den nächsten Tag zu planen und dich dann nur halbherzig daranhältst, kannst du dir diese Arbeit auch sparen. Dann ist die Zeitersparnis die du durch eine gute Planung erzielt hättest weg.
Es gibt aber noch einen anderen Punkt: Bei deiner Planung hast du dir normalerweise etwas gedacht. Wenn du jetzt gerade im Flow bist – und dabei die ganze Planung über Bord wirfst – ist das meistens nicht sehr produktiv. Was dir gerade wichtig erscheint, kann – wenn du das große Ganze betrachtest (wie hoffentlich am Abend vorher) – gar nicht so wichtig sein.
Mails maximal dreimal pro Tag lesen
Mein liebes Mailfach hat eine unheimlich Anziehungkraft. Genauso wie SMS oder WhatsApp-Nachrichten. Doch wenn du gerade bei der Arbeit bist, sind das unnötige Zeitfresser. Jeder der dir eine Mail, eine SMS oder eine WhatsApp geschrieben hat, braucht deine Antwort nicht sofort. Sonst hätte er angerufen. Also lass dich nicht zu häufig verführen.
Dieser Punkt ist ein unheimlicher Zeitfresser.
Ausgeruht an die Arbeit
Hand aufs Herz: Wann bist du gestern Abend ins Bett? Später als gewohnt? Oder gehörst du zu den Menschen, die genau wissen, wann ihr Bett-geh-Zeitpunkt gekommen ist? Ich gehöre so kurz nach zehn ins Bett. Leider schaff ich das nicht immer und büße das am Tag darauf. Ich komme kaum aus dem Bett, somit beginnt der Tag schon mit Stress – danach bin ich müde und unkonzentriert. Deshalb versuche ich zumindest unter der Woche meinen Zubettgeh-Zeitpunkt einzuhalten.
So kannst du noch mehr Zeit sparen!
Zeit sparen hat viele Gesichter. Deshalb musst du gar nicht unbedingt alle Möglichkeiten nutzen. Suche dir zwei oder drei Ideen heraus, die zu dir und deinem Alltag passen. So kann Zeit sparen fast noch Spaß machen. 🙂
Automatisieren der täglichen Aufgaben
In einem anderen Blog habe ich den Zeitersparnis-Tipp gelesen, man solle einfach Essen bestellen, wenn einem das Kochen zu viel Zeit kostet. Ehrlich? Die Idee ist cool – wenn mir jemand das nötige Kleingeld dazugibt und wenn genug Lieferdienste in der Nähe sind, so dass es nicht langweilig wird. So einfach will ich es mir hier nicht machen.
Ich denke da eher an andere Dinge:
- Eine Spülmaschine haben die Meisten von uns, diese schafft auch meist Töpfe
- Einen Saugroboter finde ich cool, hab aber noch keinen
- Einen Thermomix – man kann drüber sagen was man will – sollte man wirklich besitzen
Aber auch Arbeitsabläufe kann man „automatisieren“:
- Nach dem Essen räumt JEDER seine Teller in die Spülmaschine
- Am Abend räumt JEDER gleich seine Sachen aus dem Wohnzimmer wieder auf
- Morgens räumt JEDER 5 Minuten auf
Das sind Kleinigkeiten – ich weiß – aber auf Dauer summieren sie sich ungemein.
Delegieren: Lass es andere tun!
Ich kenne das nur zu gut. Wenn ich meinen Kindern sage, sie sollen staubsaugen – kann das zu einer Machtprobe ausarten. Also mach ich es lieber selber. Wenn ich meiner Angestellten einen Arbeitsschritt viermal erklären muss, hätte ich es (dieses Mal) schon selber erledigt.
Trotzdem solltest du soviel Arbeiten als möglich – egal ob privat oder im Unternehmen – delegieren.
Irgendwann sehen selbst die trotzigsten Kinder ein, dass staubsaugen zu ihrer Arbeit gehört und auch Mitarbeiter, die etwas länger brauchen um Neues zu erlernen, haben es irgendwann kapiert. Dann hast du wieder ein paar Minuten (oder gar eine halbe Stunde) länger Zeit um dich um die Dinge zu kümmern, die nur du erledigen kannst oder willst.
Multitasking ist out!
Den Satz “Ich bin multitaskingfähig“ habe ich auch immer wieder gerne benutzt – und ich hatte es wirklich drauf:
- Mit dem Kind Hausaufgaben machen und dabei noch die geschäftlichen Mails beantworten
- Spülen und nebenher mit meinem Mann den nächsten Tag planen
- Einen neuen Beitrag für mein Blog schreiben und nebenher noch die Nachrichten hören
- usw.
Ja, das geht! Bringt es aber wirklich eine Zeitersparnis?
Ich konnte es (in meinen besten Multitasking-Zeiten) sogar auf die Spitze treiben – und gleich drei oder vier Dinge gleichzeitig erledigen. Was hat es mir gebracht?
- Meist habe ich beide Arbeiten nur halbherzig erledigt
- Ich habe trotzdem dieselbe Zeit dafür gebraucht
- Danach war ich komplett durch den Wind
Deshalb steht für mich fest: Ich mache nur noch eine Arbeit!
Mit allen Resourcen, die mir zur Verfügung stehen.
Ich brauche soviel Zeit dafür, wie diese Arbeit eben braucht.
Dafür ist sie danach aber wirklich fertig!
Falls ich merke, dass nun eine andere Aufgabe wichtiger ist (wenn ich beispielsweise die Nachricht aber unbedingt hören will), dann unterbreche ich meine erste Arbeit – und arbeite danach wieder genauso konzentriert weiter.
Video: Zeit sparen wie ein Profi!
Wissen aneignen: Denn Wissen ist Macht!
Wissen ist Macht, nichts wissen macht auch nichts? Ok, wer so denkt – sollte diesen Punkt lieber überlesen. Alles was ich weiß, muss ich nicht mehr recherchieren. Alles was ich kann, muss ich nicht erst noch zig Mal ausprobieren. Selbst ein Halbwissen hilft. Spätestens dann, wenn ich dazu noch weiß, wer den Rest weiß bzw. kann.
Zum Thema „Wissen aneignen“ gehört für mich auch „Wissen, was ich nicht kann“.
Ich kann selbstverständlich versuchen, mir ein Design für mein neues Blog zu kreieren. Aber wenn ich ehrlich bin, habe ich weder das Können noch das Wissen dazu – ganz davon zu schweigen, dass mir jedes Gefühl für Farben fehlt.
Warum also sollte ich diese Arbeit ausführen? Sie kostet unmengen an Zeit und bringt kein vorzeigbares Ergebnis. Bei solchen Arbeiten wäre ich für Delegieren – und zwar dieses Mal einfach aus dem Grund heraus, dass ich es niemals so gut kann.
Statt lesen Hörbücher: Zeitersparnis?
Wer gerne liest, wird es in stressigen Zeiten schnell vermissen. Hörbücher sind ein guter Ausgleich dafür. Ein gutes Hörbuch lässt eine lange Autofahrt schneller verfliegen oder man hört es während man aufräumt.
Aber auch Hörbücher haben ihre Grenzen.
Denn auch hier ist man kurz davor, wieder in die Multitasking-Falle zu tappen. Hörbücher sind wirklich eine gute Alternative! Aber nur, wenn sie dich nicht stressen.
Ich höre zum Beispiel gerne Podcasts zu verschiedenen Themen. Allerdings funktioniert das bei mir wirklich nur, wenn ich irgendetwas tue, das mein Hirn gerade nicht wirklich beansprucht. Während dem Autofahren oder wenn ich aufräume, geht das super. Sobald ich aber geistig irgendetwas zustande bringen soll, stört mich sogar Musik.
Zeit sparen im Kleinen: Auch Kleinvieh macht Mist!
Meistens sieht man, während man eine Tätigkeit gerade erledigt noch ein paar andere Arbeiten, die zwar auch noch gemacht werden müssen – die aber heute nicht auf der Todo-Liste stehen.
2-Minuten-Regel
Diese 2-Minuten-Regel stammt von David Allen, Leiter des Produktivitätsprogramms Getting Things Done (GTD),: Alles was du innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst, erledige sofort. Sobald du daran denkst.
Beispiel gefällt?
- Du spülst gerade ab und siehst die Arbeitsplatte, die noch abgeputzt werden musst.
- Du schreibst gerade einen Brief, dann schreibe gleich das Kuvert dazu und tüte ihn ein
5-Minuten-Regel
Ich würde dabei noch weiter gehen, alle Arbeiten die zwar etwas länger dauern als diese zwei Minuten würde ich gleich im Anschluss an die eigentliche Arbeit erledigen.
Um bei obigen Beispielen zu bleiben:
- Du spülst gerade ab und siehst dabei, dass der Müll runtergetragen werden muss
- Du schreibst gerade einen Bericht, den du per Mail verschickst. Dabei fällt dir auf, dass der Kunde noch auf eine Antwort von dir wartet.
Nicht mit leeren Händen rumlaufen
Das ist ein Tipp, den ich versuche meinen Kindern beizubringen. Wenn ich gerade ins Wohnzimmer muss, weil ich dort etwas nachschaue oder dort etwas hinbringe, was hält mich davon ab auf dem Rückweg irgendwas mitzunehmen?
Schau dich um! Das leere Glas von meinen Kindern, die es wieder mal vergessen haben oder das Hundespielzeug, das auf dem Boden rumliegt.
Natürlich funktioniert das auch im Unternehmen. Wenn ich in eine Abteilung laufe – was hintert mich daran, bevor ich mich auf den Rückweg mache, kurz nachzufragen ob ich etwas in die Poststelle (die auf meinem Weg liegt) mitnehmen kann?
Notier dir, wo du gerade warst
Das ist ein so unnötiger Zeitfresser. Du bist gerade am Chaos beseitigen – räumst die Wohnung (oder auch den PC) auf. Es klingelt. Nachdem der Besucher weg ist, weißt du nicht mehr wo du genau warst und kannst erst einmal ein paar Minuten suchen. Dabei wäre ein Wort – zur Not ein kurzer Satz – genug um dir diese Sucherei zu ersparen.
Zeit sparen mit Köpfchen: Zeitfresser abschalten
Nicht dauerhaft online sein
Wenn du am PC arbeitest, musst du nicht unbedingt die ganze Zeit online sein:
- Häufig macht irgendeine Nachricht „Kling“ und du bist in der Versuchung nachzuschauen.
- Auch mal kurz googlen, weil dir gerade einfällt, dass ja am Wochenende….
NEIN. Jetzt nicht.
Du willst doch mit deiner Arbeit fertig werden. Desto weniger Ablenkungen du zulässt, desto eher wird das auch was.
Zeitraubende Webseiten blockieren
Dieser Punkt ist ähnlich – aber geht noch einen Schritt weiter. Wenn ich mich etwas ablenken will, weil ich gerade eine Schreibblockade habe oder weil mir gerade alles auf den Senkel geht, geh ich in die Sozialen Netzwerke. Da gibt’s soviel zu lesen, zu stöbern und manchmal kann ich auch darüber lachen.
Doch wenn wir ehrlich sind:
Meist geht da mehr Zeit drauf, als man wahrhaben mag.
Deshalb mein Tipp: Blockier die Seiten – zumindest solange, wie du produktiv arbeiten willst.
Ablenkungen aller Art reduzieren
Leider gibt’s Ablenkungen nicht nur im www. Da steht mal meine Kleine vor mir und will ihre Hausaufgaben erklärt haben oder die Nachbarin möchte einen kurzen Kaffee mit mir trinken. Wenn ich jetzt „auf der Arbeit“ wäre, könnte ich doch auch nicht. Also überlegt euch Arbeitszeiten und haltet diese auch ein. Die Ausnahme von der Regel – die darf es natürlich geben – allerdings wenn es am Ende mehr Ausnahmen als Regeln gibt, hast du was falsch gemacht ?.
Pausen – aber richtig
Mein letzter Zeitspar-Tipp. Pausen sind keine Zeitfresser. Pausen sind nötig, damit du danach wieder mit Kraft und Ausdauer an die Arbeit gehen kannst. Nutze die Pausen richtig. Wenn du den ganzen Tag am Schreibtisch sitzt, geh in der Pause an die frische Luft und laufe den größten Teil der Zeit.
Wenn du den ganzen Tag rumrennst, setz dich auf eine Parkbank und genieße die Sonne. Hauptsache: Mach in der Zeit etwas ganz anderes und gönne dir die Auszeit.
Du hast dir eine erholsame Pause verdient!
Fazit: Ich habe keine Zeit!
Heute ist es immer schwerer, all die schönen Dinge und die dringenden Arbeiten im Tag unterzubringen. Deshalb überlege dir genau, welche Tätigkeiten, Menschen und Dinge für dich wichtig sind. Denn nichts anderes sagt diese Satz „Ich habe keine Zeit“ aus – dir ist diese Tätigkeit nicht wichtig genug.
Das ist gar nicht böse gemeint. Wir haben alle nur 24 Stunden, wir müssen alle essen, schlafen und uns bewegen – was wir mit der restlichen Zeit machen, müssen wir selbst bestimmen. Wenn du also wieder mal keine Zeit für deine Freundin hast, überlege dir ob sie dir noch wichtig ist. Falls ja – musst du nochmal schauen, wo du (zumindest ein wenig) Zeit für sie findest. Ansonsten sei ehrlich zu ihr und dir. Denn „Ich habe keine Zeit“ heißt übersetzt: Du bist mir nicht wichtig genug!